# 5.1. 軟件使用步驟

# 5.1.1 使用步驟

????信管飛軟件使用比較簡單，以下我們以信管飛 RMS 為例介紹第一次使用軟件需要做的準備工作和主要步驟。使用軟件前的準備工作主要是準備基礎數(shù)據(jù)和期初數(shù)據(jù)資料，我們建議將數(shù)據(jù)整理成 Excel 文件（在程序目錄下的“數(shù)據(jù)導入模板”子目錄，我們準備了一些常見數(shù)據(jù)的 Excel 文件模板，可參照格式進行數(shù)據(jù)整理），這樣可以在軟件中直接導入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要準備的資料

????整理出基礎資料

????基礎資料主要包括部門資料、員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料、商品類別資料（可選）、資金賬戶資料、倉庫資料、會計科目（可選）等。每種基礎資料需要整理的主要數(shù)據(jù)內容包括：

????部門資料：部門名稱、部門編碼（可選）；

????員工資料：員工姓名、員工編碼（可選）、所屬部門；

????客戶資料：客戶名稱、客戶編碼（可選）、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、手機、所屬業(yè)務員（可選）、單位類別（可選）；

????供應商資料：供應商名稱、供應商編碼（可選）、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、手機、單位類別（可選）；

????商品資料：商品名稱、商品編碼（可選）、單位（計量單位）、規(guī)格、商品類別（可選）、條形碼（可選）、預設售價（可選）；

????商品類別資料：商品類別名稱、商品類別編碼；

????資金賬戶資料：資金賬戶名稱（用于區(qū)分同一銀行多個賬戶）、開戶銀行（可選）、戶名（可選）、帳號（可選）、余額；

????倉庫資料：倉庫名稱、倉庫編碼（可選）；

????會計科目資料：科目名稱、科目代碼、上級科目。

【注意】

????a.需要準備的數(shù)據(jù)，除商品資料、客戶資料（有期初應收余額）、供應商資料（有期初應付余額）外，都是可以后續(xù)補充錄入，并非一定要在開賬前全部整理完成才可以使用軟件。

????b.只有 RMS 專業(yè)版需要整理會計科目，軟件默認已預置了符合財務規(guī)定的會計科目，用戶可根據(jù)自身企業(yè)特點進行維護。

盤點倉庫庫存

????盤點截止到啟用軟件前（即開賬日期）每個倉庫的貨品庫存數(shù)量以及貨品單價（作為成本價）。需要注意的是，如果有多個倉庫，請盤點出分倉庫的庫存數(shù)量即可。

往來單位的期初應收應付款

????整理出截止到啟用軟件前（即開賬日期）客戶的期初應收款（如果客戶有預付款，輸入負數(shù)）和供應商的期初應付款（如果有預付款，輸入負數(shù)）。

（2）使用軟件的步驟

????在整理完基礎資料數(shù)據(jù)后，下面我們講解使用軟件的主要步驟：

新增賬套：新增加一個賬套用于存儲業(yè)務數(shù)據(jù)；

設置賬套參數(shù)：設置使用單位信息、系統(tǒng)參數(shù)和業(yè)務參數(shù)，通過這些參數(shù)使業(yè)務功能能夠適應不同企業(yè)的管理需求；

錄入基礎資料：錄入員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料等；

錄入期初數(shù)據(jù)：錄入期初應收應付款、期初庫存、期初科目余額（專業(yè)版需要錄入）；

期初開賬：設定啟用軟件時間（即開賬日期）；

錄入業(yè)務單據(jù)：依據(jù)實際業(yè)務發(fā)生情況，錄入相應的業(yè)務單據(jù)；

統(tǒng)計查詢數(shù)據(jù)：進行業(yè)務數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計分析。

# 5.1.2 新建賬套

????賬套即賬套數(shù)據(jù)庫，這是一個從會計業(yè)務引申出來的概念，賬套數(shù)據(jù)庫中存儲業(yè)務數(shù)據(jù)。使用軟件前建議新增加一個賬套，用于重新錄入和管理數(shù)據(jù)。本軟件的賬套是集中在主機電腦上的應用中心程序上進行的。

????在應用中心程序上點“賬套管理”，在賬套管理界面點工具欄中的“新建”按鈕就可以增加賬套。

????新建賬套時，可以設置賬套名稱、文件名以及賬套的存放路徑。賬套文件名不支持漢字，請輸入字母或數(shù)字，并盡量不要使用特殊符號。賬套存放目錄我們建議使用默認的目錄即程序所在目錄下的Data子目錄，方便后續(xù)管理和使用。

# 5.1.3 設置賬套參數(shù)

????登錄軟件，在功能導航窗點“系統(tǒng)管理”—》“系統(tǒng)參數(shù)設置”，進行系統(tǒng)參數(shù)設置，主要包括使用單位信息、系統(tǒng)參數(shù)、業(yè)務參數(shù)以及其他參數(shù)。

使用單位信息：其中單位名稱為必填項，其他項目可根據(jù)需要進行選填。在打印格式模板（如抬頭的單位名稱、地址等）中可以引用這些信息，后續(xù)公司名稱、地址變更時，不用再修改每個打印格式模板。

數(shù)據(jù)項顯示格式：其中#表示相應的小數(shù)點后數(shù)字位數(shù)如果沒有數(shù)值則不顯示。實際在軟件中是按照最高精度進行運算的，這里設置的僅僅是顯示格式。 其他參數(shù)一般默認即可，如需要修改，請根據(jù)實際業(yè)務情況調整。

業(yè)務參數(shù)：業(yè)務參數(shù)比較多，默認的參數(shù)值為最普遍的業(yè)務控制方式，所以一般不需要修改，在詳細操作說明中我們會詳細介紹。

# 5.1.4 錄入基礎資料

????登錄軟件后，點功能導航窗中的“基礎資料”，即可錄入各類基礎資料。以下我們主要介紹如何錄入機構部門資料、員工資料、客戶資料、商品資料、倉庫資料，其他功能的使用方法可參見“詳細操作說明”部分相應的功能介紹。

維護機構部門

????功能導航窗中點“基礎資料”—》“機構部門”可以維護機構部門。點“新增機構”即可增加新的分支機構，分支機構中的公司名稱、地址、開戶信息等資料可以在打印格式模板中引用，從而可以適應不同分支機構打印格式抬頭不一樣的情況。

機構名稱：必填項，可輸入分支機構的簡稱；

機構編碼：建議兩位數(shù)字表示，比如01，02，03….；

????點“新增部門”可以增加新的部門，點“修改部門”可以修改部門信息，點“刪除部門”可以刪除部門。點“查看詳情”可以查看部門信息，查看部門信息窗口默認是只能查看，無法修改的。

????點“設置排序”按鈕，可以進入排序模式，軟件會顯示幾個排序按鈕，可以點“快速排序”排序按照部門名稱或編碼進行自動排序，或者手工點“上移”、“下移”按鈕設置排序。設置完成后，點“保存排序”即可保存排序設置。

????點“打印”—》“打印”可以快速打印部門列表；點“打印預覽”可以先預覽內容然后確定是否要打印出來；點“打印格式設計”可以設置打印格式。

【注意】

????只有“專業(yè)版”且有“分支機構”擴展功能模塊，才可以維護分支機構。低版本只需要維護部門即可。

維護員工資料

????點“新增”按鈕可以增加員工信息，點“修改”按鈕可以修改員工信息，點“刪除”按鈕可以刪除員工。軟件只支持刪除未使用過的員工（即在業(yè)務單據(jù)中沒有使用過的），已使用過的員工，如果不再使用可以設置為“已離職”。

員工姓名：必填數(shù)據(jù)項，最大支持50個字符，25個漢字。

員工編碼：必填數(shù)據(jù)項，如果不填寫，則軟件會自動根據(jù)姓名的拼音頭作為編碼。

所屬部門：必填數(shù)據(jù)項，可選擇員工的所屬部門。

????其他信息為選填項，可根據(jù)情況確定是否需要錄入。

維護客戶資料

維護客戶類別：點“單位類別”按鈕，可以維護往來單位類別。如果您公司的客戶數(shù)量比較多，強烈建議按照客戶類別進行管理，方便后續(xù)選擇客戶并支持按照客戶類別統(tǒng)計銷售情況。

????軟件支持無限層級的往來單位類別，并支持自動生成類別編碼，方便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。點“設置從屬關系”進入拖動調整從屬關系模式，可以拖動改變類別的從屬關系。點“設置排序”可以調整類別的排序。

????點“新增”按鈕可以增加客戶信息，點“修改”按鈕可以修改客戶信息，點“刪除”按鈕可以刪除客戶。軟件只支持刪除未使用過的客戶（即在業(yè)務單據(jù)中沒有使用過的），已使用過的客戶，如果不再使用可以設置為“無效”。

????客戶資料中除客戶名稱外，其他數(shù)據(jù)項可按實際需要選填。

維護商品資料

????點“基礎資料”—》“商品信息”可以進入商品信息管理功能。點“商品類別”按鈕可以管理商品類別，點“新增”按鈕可以增加新商品，點“修改”按鈕可以修改商品信息，點“刪除”按鈕可以刪除商品。軟件只支持刪除未使用過的商品（即在業(yè)務單據(jù)中沒有使用過的），已使用過的商品，如果不再使用可以設置為“已停用”。

商品編碼：建議輸入，可極大方便后續(xù)管理，可按照商品類別進行區(qū)分，比如“01001”，前兩位代表類別，后面三位為流水號。

商品性質：分為商品、原材料、包材、服務及費用四種。“服務及費用”為虛擬商品，可以管理維修費、服務費、運費等各類雜費，“服務及費用”不計算庫存數(shù)量，在倉庫庫存查詢中不會顯示。原材料和包材主要在“生產管理”功能中使用，可配置生產領料是否只允許原材料和包材出庫。

基本單位：默認計量單位，每個商品必須有一個默認的計量單位。商品性質為“服務及費用”的商品，其基本單位可設置為“套”。

生產入庫價：生產成品入庫單的默認單價（成本價）。

成本算法：默認僅支持移動加權平均法核算商品成本。

按重量計價：打勾選擇后，該商品的金額等于單價乘重量。

啟用批號管理：打勾選擇后，該商品按批管理，入庫的時候必須輸入批號，出庫的時候按批選擇出庫。

單位及價格：軟件支持一個商品多種計量單位，可以設置不同計量單位的折算關系以及價格信息。

維護倉庫資料

????點“基礎資料”—》“倉庫信息”可以進入倉庫信息管理功能。點“新增”按鈕可以增加新倉庫，點“修改”按鈕可以修改倉庫信息，點“刪除”按鈕可以刪除倉庫。點“排序設置”按鈕可以對倉庫進行排序，后續(xù)在選擇倉庫和倉庫查詢中可以按照排序進行顯示。

????本節(jié)簡單介紹了基礎資料的錄入步驟，詳細介紹參見《詳細操作說明》章節(jié)。

# 5.1.5 錄入期初數(shù)據(jù)

????期初數(shù)據(jù)包括期初商品庫存、期初應收應付款、期初科目余額（專業(yè)版以上），在開賬前需要先錄入好期初業(yè)務數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)的所謂期初是指計劃使用軟件日期（即后面的開賬日期）前的業(yè)務數(shù)據(jù)。

期初庫存

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初庫存錄入”，進入“期初庫存單”可錄入期初商品庫存。如果已開賬，則只能查看無法進行新增和修改。

【注意】

????①請在使用軟件前先盤點倉庫，確定庫存數(shù)量和成本單價，建議先整理成Excel文件，可以直接導入進來。

????②開賬后，如果期初數(shù)量發(fā)現(xiàn)有錯誤，可以開“盤點單”（“倉庫管理”功能分組中）調整庫存數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)成本單價有錯誤，可以開“成本調整單”調整成本價。

????③如果有多個倉庫，則每個倉庫開一張期初庫存單。

期初應收應付款

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初應收應付”功能按鈕，進入“期初應收應付”可錄入往來單位的期初應收款和應付款。期初應收應付款支持通過Excel批量導入。

期初會計科目余額

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初科目余額”功能按鈕，進入“會計科目期初余額”錄入界面，可以錄入每個會計科目的年初余額，以及本年的累計借方和貸方（不是從1月份開始啟用賬套時需錄入）。

【注意】

????①有下級會計科目的科目不需要錄入期初余額，軟件會自動匯總下級科目。

????②點“引入數(shù)據(jù)”—》“期初應收應付”，軟件可自動匯總應收應付款作為“應收賬款”、“應付賬款”科目的余額。

????③點試算平衡，可計算借貸方是否平衡、以及是否符合財務規(guī)范。

# 5.1.6 期初開賬

????在開賬前是無法錄入業(yè)務單據(jù)的，只能錄入基礎資料和期初數(shù)據(jù)。在完成期初數(shù)據(jù)的錄入后，就可以啟用賬套（即開賬）。點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“啟用賬套”，即可進行期初開賬操作：

啟用賬期：是指準備從哪個月份開始使用軟件（舉例：假設當前月份為2015年4月份，但我們想從2015年2月份開始使用軟件，可以將啟用賬期設置為2015年、賬期為2，這樣我們需要整理的期初數(shù)據(jù)就應該是截止到2015-02-01前的期初應收應付款、期初商品庫存，開賬后就可以錄入2015-02-01之后的業(yè)務單據(jù)）。

賬期設置：點“賬期設置”按鈕可以設置每個賬期的起始日期。每年共12個賬期，默認是按照自然月劃分賬期。

????修改“結賬日期”后，下一個賬期的起始日期會自動變化。每個賬期的天數(shù)是自動計算的，不需要錄入。

【提示】

????①賬套啟用日期不是必須從月初1號開始，比如可以從10號開始，只要保證期初數(shù)據(jù)（期初應收應付款、期初庫存）為截至到10號的期初盤點數(shù)據(jù)即可。開賬后錄入10號之后的業(yè)務單據(jù)即可。

????②期初開賬后，如果需要修改期初數(shù)據(jù)，在沒有已審核的單據(jù)的情況下，可以進行反結賬操作，然后就可以修改期初數(shù)據(jù)。

# 5.1.7 錄入業(yè)務單據(jù)

????信管飛RMS為進銷存、財務一體化管理軟件，業(yè)務覆蓋企業(yè)經營管理的方方面面，下圖為進銷存（采購管理、銷售管理、倉庫管理、往來管理）的基本流程圖：

????每類業(yè)務單據(jù)的基本操作是一致的，掌握一個業(yè)務單據(jù)的錄入，其他業(yè)務單據(jù)也可以輕松掌握。下面我們將以“采購入庫單”的錄入為例講解業(yè)務單據(jù)的基本操作步驟。

????在功能導航中點“采購管理”—》“采購入庫單”，進入采購入庫單錄入界面，單據(jù)界面分為“工具欄”、“單據(jù)主體”、“單據(jù)明細”三部分。

前單/后單：點擊“前單”/“后單”按鈕可以瀏覽單據(jù)。

新窗開單：可重新打開一個新開單據(jù)界面，需啟用多窗口開單功能。

新增：點“新增”按鈕可以增加新單據(jù)，如果當前單據(jù)還沒有保存，軟件會提示是否先保存當前單據(jù)。

復制新增：點“復制新增”按鈕，可以復制當前的單據(jù)為一張新單據(jù)。注意復制的單據(jù)需要點“保存”按鈕才會實際保存。

保存：點“保存”按鈕，保存當前業(yè)務單據(jù)。

審核：點“審核”按鈕，審核當前業(yè)務單據(jù)，只有審核后的單據(jù)才會生效（生成應付款、影響倉庫庫存）。

引單：可以引用“采購報價單”、“銷售訂單”或“采購訂單”，在審核單據(jù)時，會更新訂單的已完成數(shù)量以及訂單的執(zhí)行狀態(tài)（待入庫、部分入庫、已入庫）。

刪除單據(jù)：點“更多操作”—》“刪除單據(jù)”可以刪除當前單據(jù)，只有處于“待審核”或“已紅沖”狀態(tài)的單據(jù)才可以刪除。

紅沖單據(jù)：點“更多操作”—》“紅沖單據(jù)”可以將“已審核”的單據(jù)進行紅沖，紅沖相當于作廢，紅沖后的單據(jù)變?yōu)闊o效，相應的應付款會刪除，之前對庫存的影響也會解除。

調閱憑證：可以查看此業(yè)務單據(jù)對應的會計憑證。

調出指定的業(yè)務單據(jù)：根據(jù)單據(jù)編號快速查看相應的業(yè)務單據(jù)。

設置單據(jù)默認值：可以設置入庫倉庫、經手人、結算方式等默認信息，點啟用后新增單據(jù)時可以自動引用這些默認值。

登記進項發(fā)票：點“更多操作”—》“登記進項發(fā)票”可以快速打開“進項發(fā)票信息”界面進行填開進項發(fā)票（有發(fā)票管理模塊可以執(zhí)行此操作）。

查看相關進項發(fā)票：點“更多操作”—》“查看相關進項發(fā)票”可以查看采購入庫單已開過的發(fā)票信息（有發(fā)票管理模塊可以執(zhí)行此操作）。

附件資料：支持添加文檔、圖表等附件資料，可掃描、截圖粘貼、導入與業(yè)務單據(jù)相關的電子文件，方便用戶更全面、直接地查詢業(yè)務單據(jù)的全過程。

導入導出Excel：軟件支持將單據(jù)明細導出為Excel文件，也支持將Excel文件中的數(shù)據(jù)導入到單據(jù)明細中。

【提示】

????①方式一：點“導入導出”—》“從Excel導入明細”，彈出“導入Excel數(shù)據(jù)”窗口，導入方式“直接選擇Excel文件”，如下圖所示：

????方式二：點“導入導出”—》“從Excel導入明細”，彈出“導入Excel數(shù)據(jù)”窗口，導入方式“復制粘貼Excel記錄”，如下圖所示：

????②點“下一步”按鈕配置“數(shù)據(jù)項”與Excel中的數(shù)據(jù)列之間的對應關系。點“自動對應”軟件會自動根據(jù)數(shù)據(jù)項名稱和數(shù)據(jù)列列名是否相同進行自動匹配。也可以按照下圖所示手工選擇對應關系。

????導入選項可設置重復記錄是否導入（根據(jù)商品名稱判斷）、必填項為空的記錄是否導入、以及商品不存在是否新增商品、根據(jù)什么條件判斷商品是否已存在。

????比如選擇“按商品編碼+商品名稱”，商品資料庫存中如果存在商品編碼一樣且商品名稱一樣的商品信息則不再新增加。

打印：點“打印”—》“打印”可以快速打印單據(jù)；點“打印預覽”可以先預覽內容然后確定是否要打印出來；點“選擇格式打印”可以使用不同的打印格式進行打印輸出；點“查看單據(jù)打印記錄”可以查看打印歷史記錄；點“打印格式設計”可以設置打印格式。

界面設計：點“界面設計”按鈕可以對單據(jù)界面上的數(shù)據(jù)項進行自定義，實現(xiàn)企業(yè)的個性化需求。

# 5.1.8 執(zhí)行統(tǒng)計查詢

????軟件中包括各種業(yè)務查詢和統(tǒng)計，在功能導航窗右側“相關查詢統(tǒng)計”中點擊相應的統(tǒng)計查詢項目，即可查詢和統(tǒng)計相應的數(shù)據(jù)。

????點“導出為Excel”即可將統(tǒng)計查詢結果導出為Excel表格文件。